Vilka arbetsuppgifter går egentligen att automatisera? Det har Lunds kommun frågat chefer och medarbetare. Resultatet: över 120 processer är identifierade.
Bara inom de närmsta åren står Lunds kommun inför en situation med ett kraftigt ökat tryck på samhällstjänsterna. Den främsta orsaken till det är demografisk, där man ser en betydande ökning bland de äldre i åldersgruppen 80 plus. Även de yngre i åldersgruppen 0-19 år ökar betydligt mer än den grupp som befinner sig i arbetsför ålder, det vill säga mellan 20-64 år. Det här betyder att Lunds Kommun kommer ha ett rekryteringsbehov på 5500 nya medarbetare mellan 2018-2022.
– För att klara denna utmaning måste vi hitta nya sätt att göra saker på, säger Åsa Melvanius, digitaliseringschef i Lunds kommun.
– Jag tror verkligen att tekniken kan hjälpa oss att arbeta på ett effektivare sätt och ”göra mer med mindre”. Med andra ord är vårt mål att sluta ta robotarnas jobb, och istället satsa på det vi människor gör bäst.
Genom att använda RPA (Robotic Process Automation) planerar Lunds kommun att låta ”digitala medarbetare” sköta det som går att automatisera. På så sätt frigörs tid för de mänskliga medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande aktiviteter som strategiskt, kreativt och kundvårdande arbete.
– Vi hoppas på detta sätt få nöjdare medarbetare och ett bättre nyttjande av den kompetens som finns. Vi hoppas också med teknikens hjälp kunna öka medborgarservicen genom att snabbare handlägga ärenden och frigöra tid för mer personlig service i de ärenden som kräver detta, säger Åsa Melvanius.
Under senhösten har IT-avdelningen jobbat tillsammans med förvaltningarna och identifierat över 120 processer eller delar av processer som skulle kunna automatiseras. Bland de identifierade processerna finnas allt från centrala verksamhetsprocesser som ”återansökan av ekonomiskt bistånd” till mindre och avgränsade stödprocesser inom Ekonomi och HR.
Förstudien genomfördes under en kort tidsperiod och troligtvis finns fortfarande många processer och delprocesser som inte är identifierade.
Med detta underlag som grund går Lunds kommun i februari ut i en upphandling av en kommungemensam processautomationsplattform. För Lunds kommun är det här ett långsiktigt arbete. Ambition är att jobba brett för att kunna hjälpa så många verksamheter som möjligt och målbilden är att skapa en ”RPA-fabrik”.
FAKTA:
Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som används för att automatisera uppgifter som annars skulle utföras manuellt. Det handlar om de repetitiva och regelstyrda arbetsuppgifterna som inte kräver specifika mänskliga egenskaper utan som med fördel kan automatiseras via en dator. Det handlar alltså inte om en fysisk robot utan en mjukvarurobot.
Dagens mjukvarurobotar utför det arbete vi programmerar dem att göra. Nästa steg i utvecklingen är att de kan lära sig av sina arbetsuppgifter för att på så sätt ge oss ännu bättre stöd. Alltså det som kallas maskininlärning och artificiell intelligens (AI).
Kommunallagen saknar idag uttryckligt stöd för beslut som är fattade helt automatiserat. Därför satsar Lunds kommun främst på automation av processer som inte innebär beslutsfattande och i de fall det handlar om beslut kopplade till myndighetsutövning så kommer den ”digitala medarbetaren” bara att ansvara för att sammanställa beslutsunderlag
I Lunds kommun har vi hittills identifierat över 120 processer där RPA-tekniken skulle kunna användas. Nedan är några exempel:
o Bevakning av skolplikten
o Återansökan av ekonomiskt bistånd
o Schemaläggning av vårdpersonal
o Återlån på biblioteket
o Generera anställningsintyg
o Kassaavstämningar
Bild: Kristoffer Lindblad, Lunds kommun
