Här en krönika av Jesse Stockall, Chief Architect på Snow Software om vad som händer precovid och hur företag kan förbereda sig på det:
”Det har konstaterats att förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare har försvårats under de senaste 18 månaderna, särskilt för dem inom tjänstemannasektorn. Artiklar om detta upplösningssamband har florerat i media, med experter som ser massuppsägningar torna upp sig vid horisonten. Eftersom företag står inför att drunkna i uppsägningar har forskare börjat kallat fenomenet “The Great Resignation”.
Den skyldige?
Allas favoritsyndabock, covid-19. Studier och undersökningar tyder på att många anställda världen över under pandemin har känt missnöje, förändrat sina prioriteringar eller haft en önskan om att få en bättre balans mellan jobb och privatliv. En undersökning som genomfördes i mars visade att 38 procent av de anställda i Storbritannien och Irland planerar att byta jobb under de närmaste sex till tolv månaderna eller när ekonomin har stabiliserats. Samtidigt säger en av tre millennials i USA att de tänker leta efter en ny tjänst när pandemin är över.
Kostnaden för dessa massuppsägningar beräknas uppgå till 24 miljarder dollar.
Mycket fokus har legat på orsakerna bakom trenden, men det har inte sagts mycket om vilken effekt denna ökade personalomsättning kommer att få på de organisationer som lämnas kvar. För företagsledningen är tanken på att förlora nyckelpersoner i sina team en mardröm. Men för mig betyder detta scenario inte nödvändigtvis katastrof. Snarare kan företag som står inför personalomsättningar över genomsnittet utnyttja situationen till sin fördel och ta tillfället i akt att se över sina system, tjänster och de som utför dem.
Jobbhoppande – en växande trend
Även om de senaste händelserna verkligen har accelererat personalomsättningen, är det viktigt att komma ihåg att vi faktiskt har sett den här trenden i några år nu, till stor del på grund av den yngre generationens benägenhet att stanna i roller under kortare tid än sina föregångare. Millennials har blivit kända som generation jobbhoppare, som byter arbetsgivare vart tredje eller fjärde år. Tidigare har dessa kortare anställningar lett till höjda ögonbryn vid CV-granskningar, men nu har det istället blivit normen. Som ett resultat har företag lagt i en ytterligare växel för att göra sig mer attraktiva och implementerat fördelar som löneökningar och många förmåner.
Även om jag håller med om att detta kan vara en bra tid att omvärdera sina insatser för att rekrytera och behålla personal, måste vi alla inse att alla företag ibland tar farväl av viktiga medarbetare. Det mest relevanta för ett företag är emellertid de situationer där avgående medarbetare är de enda som vet hur man hanterar vitala system, maskiner eller affärsverksamhet, och all kunskap uteslutande finns i deras huvuden. Detta undviks genom att implementera system och processer som säkerställer att företaget håller sin kunskap intakt.
Bygga motståndskraft
Det säger sig självt att det skulle vara bra för företag att se över de främsta incitamenten för medarbetare att stanna kvar, som arbetsplatskultur, miljö, policyer och fördelar. Men om inget av det ändå spelar någon roll skulle det vara bättre att bygga motståndskraft i sina verksamhetsramar. Det är viktigt att
organisationer fokuserar på att decentralisera kunskap och minimera beroende av inlärda färdigheter som finns hos vissa anställda – och som går förlorade när de slutar. Som en positiv bieffekt kan nya rekryter få snabbare och enklare start på jobbet och vi vet att uppstartsprocessen är en kraftfull länk i kedjan av medarbetarengagemang och tillfredsställelse.
Det finns dock tillfällen då det är oundvikligt att kunskap finns hos enskilda nyckelmedarbetare. Som veteran inom teknikindustrin har jag från första bänk kunnat bevittna de fördelar och nackdelar som drabbar företag som står inför hög volymomsättning. Även om nackdelarna inte kan trollas bort helt, finns det vissa saker vi kan göra för att mildra de negativa effekterna av dem.
Implementera automatisering och decentralisera kunskap där du kan
Företag bör sträva efter att decentralisera kunskap, system och processer där det går. Om kunskapen bara finns hos utvalda arbetstagare är du sårbar för betydande störningar om de lämnar. Lägg tid på att överföra kunskap, träna din personal så att alla är förberedda vid en eventuell uppsägning. I stället för att lita på en enda person för att använda en abstrakt svart låda som är inlåst långt borta i en garderob kan du automatisera lådans funktioner. Med det tillvägagångssättet för infrastrukturhanteringen blir det lättare för alla att sköta funktionerna och du är bättre rustad när människor byter roll eller lämnar företaget.
Omfamna tekniska verktyg för att kodifiera kunskap
Företag bör ligga steget före och bör dokumentera företagets kunskap nu, inte när avskedsbreven är ett faktum.
Kodifiera denna kunskap genom att omfamna tekniska verktyg. I stället för att förlita sig på att personalen sammanställer överlämningar och användarmanualer i Word, översätt den informationen till kodade maskinläsbara definitionsfiler. Med ett statiskt dokument är det lätt för en person att misstolka text och att instruktionerna blir föråldrade. När kunskap omvandlas till kod blir tvetydigheten nästan obefintligt och kritiska uppgifter kan återskapas och spelas upp av en dator.
Saccosäckar och pingisbord kommer inte längre fungera
Slutligen: allt är inte undergång och dystert. Tack vare rörligheten finns det stora möjligheter att hitta andra personer som kommer vilja börja jobba på ditt företag. Med rekrytering och bibehållning av personal lönar det sig att vara kreativ och agil. Om människor inte längre kommer till kontoret är det meningslöst att erbjuda saccosäckar och organisera pingisturneringar. Motivera i stället dina medarbetare genom att koppla ihop dem med mer seniora medarbetare som kan vägleda dem, och med den teknik som gör att de kan arbeta effektivt. Detta kan inte bara hjälpa till att motivera dem, utan det kan också fungera som en backup-plan för att föra vidare kunskaper om den äldre personen lämnar.
Så blunda inte för detta och kör inte bara på. Om anställda vill lämna, lämnar de. Önska dem lycka till på resan och fortsätt att se till att ditt skepp förblir så tätt och motståndskraftigt mot en kapsejsning som möjligt.”
– Jesse Stockall, Chief Architect på Snow Software –
