Text: Frank Weishaupt, VD för Owl Labs
Flexibilitet är det mest eftertraktade bland anställda idag och det finns gott om arbetsplatser som tillgodoser detta och samtidigt beaktar yrkesmässiga mål för en bra balans mellan arbete och privatliv. Varför slösa timmar på att pendla till ett kontor som inte erbjuder en bättre miljö än vad anställda de har hemma?
Faktum är att anställda är som mest produktiva när de får arbeta där det fungerar bäst för dem. En tredjedel av anställda i Sverige uppger att de är mer produktiva hemma än på kontoret, och närmare var femte anställd (19%) uppger att produktiviteten är densamma som när de arbetade på kontoret..
Vi ser nu en trend där allt fler företag övergår till en mer uppgiftsbaserad arbetsmodell. ett koncept som företag över hela världen utforskar för att öka produktivitet och arbetstillfredsställelse.
Uppgifter istället för timmar
Uppgiftsbaserat arbete innebär att strukturera arbetsförväntningar kring specifika uppgifter som behöver göras och koppla bortförväntningar på att arbeta mellan 8 och 17 eller att förhålla sig till den traditionella femdagarsveckan.
Om en anställd kan få alla sina uppgifter gjorda mellan klockan 10 och 15 från soffan, varför skulle de inte få göra det? Samma sak om anställda kan slutföra alla sina nödvändiga uppgifter på fyra dagar istället för fem, varför inte?
I och med hybrid- och distansarbetets intåg har de anställda byggt upp de färdigheter och lärt sig de verktyg som behövs för att samarbeta med kollegor från olika platser i världen, oavsett tidszon. Varför inte spinna vidare på det?
Fördelar med uppgiftsbaserat arbete
Omställningen är inte helt utan utmaningar och uppgiftsbaserat arbete kan radikalt förbättra anställdas balans mellan arbete och privatliv, leda till bättre nyanställningar, minskad personalomsättningen och förbättra medarbetarnas produktivitet och engagemang.
Balans mellan arbete och privatliv samt jämlikhet
Uppgiftsbaserat arbete, som låter medarbetarna arbeta hur, när och var de vill, skapar ökad arbetstillfredställelse. Om du som chef har medarbetare i ditt arbetsteam som arbetar över hela världen kan det vara vettigt att arbeta under deras schemalagda timmar kontra ditt, för att du ska kunna kommunicera i realtid med vissa anställda.
Med uppgiftsbaserade arbetspolicyer kan företag attrahera arbetskraft ur en ännu större pool då de livsförhållanden som kan göra ett 9-5 jobb ohållbart inte spelar in.
Ökad produktivitet
De företag som redan har testat den uppgiftsbaserade arbetsveckan upplevde oförändrad eller ökad produktivitet. Det kan verka bakvänt att färre timmars arbete kan leda till mer produktivitet, men faktum kvarstår att deadlines – på torsdagar istället för fredagar exempelvis, kan hjälpa anställda att bli effektivare och mer motiverade till att få jobbet gjort på bästa sätt.
Medarbetarnas välbefinnande och engagemang
Över en tredjedel (36%) av svenska arbetstagare säger att de skulle leta efter ett nytt jobb som erbjuder flexibilitet om deras nuvarande arbetsplats slutade med möjligheten att arbeta hemifrån. Arbetsplatser som erbjuder de anställda flexibilitet att arbeta var de vill har lägre personalomsättning.
Möten och uppgiftsbaserat arbete
Den första logiska invändningen mot ett uppgiftsbaserat arbetssätt handlar om samarbete och möten. Om alla arbetar vid olika tider på dygnet, hur kan de förväntas delta i viktiga möten utanför deras specifika arbetstid? Svaret: öppen kommunikation och kristallklara förväntningar.
I övergången till uppgiftsbaserat arbete, var transparent med förväntningarna. En bra början för att fasa in den nya arbetsformen kan exempelvis vara ett dagligt mötesfönster från 10:00 till 14:00 där alla anställda förväntas vara redo att gå in i möten efter behov. Oavsett hur ni väljer att närma er detta skifte, kommer proaktiv schemaläggning och transparens att vara viktigt.
Vikten av samarbete
Nyckeln till fungerande uppgiftbaserat arbete handlar om organisation, projektledning, kommunikation samt rätt teknik och samarbetsplattformar. Anställda måste vara på det klara med vad som förväntas av dem, och när det ska vara klart, de måste känna ansvar för att få jobbet gjort i tid.
Vad är då rätt samarbetsteknik?
Det fria schemat som uppgiftsbaseratsamarbete innebär betyder inte samarbete utan möten. Det betyder snarare att man är avsiktlig om vilka möten som är nödvändiga samt säkerställer att alla, från de som arbetar på kontoret till de distansanställda över hela världen, kan delta på ett sätt där de syns, hörs och kan förstås. Här är det viktigt för företag att investera i uppslukande videokonferensteknik. Eftersom det blir färre möjligheter till spontana möten på kontoret måste varje möte vara inkluderande och sömlöst för att uppmuntra till bästa möjliga samarbete.
Uppgiftsbaserat arbete är en naturlig fortsättning på hybridarbete och har stor potential att bli den vanligaste arbetsmodellen i framtiden, varför inte prova det?
