När VA-avdelningen på Karlstads kommun skulle implementera nya digitala system för originalarkiv och underhållssystem tog de hjälp av Touchless Consulting Group (TCG) för att se över sin hantering av teknisk information.
Detta för att rätt information och benämningar på utrustningen skulle föras in i systemen.
– Vi ville se över vår verksamhet i ett större perspektiv. Touchless Consulting Group gjorde en genomlysning av verksamheten och hur vi jobbar med data och informationsförvaltning, säger Veronica Adrian som är enhetschef för avloppsenheten på Karlstad kommun.
VA-avdelningen har nyligen upphandlat två nya digitala system, ett originalarkiv där all anläggningsdata samlas och ett underhållssystem.
– Vi har krav på god ekonomisk hushållning och vill veta och kunna visa att vi gör rätt saker för pengarna. För att göra det måste vi veta att vi har rätt information om våra anläggningar. Det är mycket information som ska stoppas in i de nya systemen och vi ville göra det rätt från början.
Ambitionen är att integrera arkivsystemet och dokumentationshanteringen med underhållssystemet.
– Då blir det lättare att hitta dokumentation och veta att det är den senaste versionen. Vi får bättre spårbarhet över lag och vet att vi har rätt information i hela vår verksamhet.
Ordning och reda
Karlstads kommun står inför stora om- och nybyggnader av sina VA-anläggningar. När dessa moderniseras vill man även ha ordning på den digitala informationen. Mycket av utrustningen i VA-systemet, till exempel ventiler, hade tidigare inga benämningar.
– TCG rekommenderade oss att jobba enligt standarden ISO/IEC 81346. De hjälpte oss att sätta rätt benämningar på all utrustning så att de passade i underhållsystemet. För oss var det även viktigt att ha ett benämningssystem som inte bara kan förstås av oss internt utan även av konsulter och VA-bolag, understryker Veronica Adrian.
När VA-anläggningar och ledningsnät ska moderniseras gör det nya benämningssystemet att det blir enkelt att se vilken utrustning som finns och vad den heter.
– Det är även en säkerhetsfråga. Om vi behöver stänga av ett processteg är det viktigt att ha rätt benämningar så att vi stänger av rätt komponenter.
Förändringsarbete
TCG:s genomgång av verksamheten mynnade ut i en rapport med rekommendationer om hur förändringarna kunde göras. Därefter jobbade kommunens VA-avdelning tillsammans med TCG under förändringsarbetet.
– Vi fick gå utbildningar och vi jobbade med workshops där vi höjde vår kunskap efter hand. Vi tittade även på olika case tillsammans och jobbade fram en förståelse för vad det innebär att ta det här steget.
Veronica Adrian påpekar att det är en fördel att ta ett omtag på hela informationshanteringen på en gång. Det gör att all personal berörs och då är det lättare att få med alla.
– Det blir som en våg man inte kan ducka från. Hela VA-avdelningen har stora förväntningar och förhoppningar på att det blir bättre. För en del blir det mycket förändring på en gång, samtidigt som de har sin ordinarie verksamhet. Lätt blir det inte men det blir kul, konstaterar Veronica Adrian.
