Text: Pernilla Lindberg, projekt och kravledare & Marie Andersson, Projekt- och förändringsledare, Donald Davies & Partners                 

Att prata om digitalisering år 2025 kan verka nyvaket. Men faktum är att vi fortfarande ser nya verktyg och arbetssätt införas – grundade på trender, digital stress eller på ingenting alls. Resultatet blir dyra system som inte används, exkluderade samhällsgrupper och i värsta fall risk för människors liv och hälsa. Dags att hissa den livsviktiga verksamhetsanalysen, och ordet ”varför”.

Verksamhetsutveckling ska leda till något positivt. Ändå ser vi gång på gång hur organisationer stressar fram nya digitala lösningar, utan analys av vad verksamheten faktiskt behöver. Rädslan att halka efter konkurrenterna gör att ledningen hoppar på trendtåget, investerar i verktyg, robotar och system – men glömmer att ställa den mest avgörande frågan: Vilken effekt är vi ute efter, och varför?

Vi kallar det stressdigitalisering och det kan bli en dyr historia. Utan en tydlig verksamhetsstrategi, förankring hos medarbetarna och fokus på slutanvändaren riskerar nya digitala verktyg att stjälpa mer än att hjälpa. Det är viktigt att komma ihåg att det inte är tekniken i sig som förbättrar en verksamhet – utan hur vi använder den.

På Donald Davies & Partners har vi lång erfarenhet av att leda projekt i komplexa miljöer. Som en nyfiken, insatt och tillfällig partner i olika branscher ser vi ett tydligt mönster – när digitalisering drivs uppifrån, utan att förankra och hämta kunskap från medarbetarna, går det ofta snett. Rutiner slutar fungera. Systemen används inte som det var tänkt. Och personalen blir frustrerad. Med noggrannare planering, testning och förankring vid implementering kan det undvikas.

Och visst kan det vara stressande att se konkurrenterna landa i nya, till synes effektiva, digitala verktyg. Men rädslan för att halka efter får inte ta över. Att skynda långsamt och noggrant betyder inte att utvecklingen bromsas. Tvärtom. Utgå från din egen verksamhet och dess behov. Var tydlig med varför ni gör förändringen. Och matcha utvecklingen mot slutanvändaren. Då vinner du långsiktig och trygg effektivitet, där alla är med på tåget.

För digitala verktyg är just verktyg. Inte mål i sig. De får aldrig bli viktigare än människan som ska använda det. Slutanvändaren måste vara hjälten. Alltid. Alla har rätt till trygg och säker vård, att kunna köpa en bussbiljett utan smartphone och att legitimera sig utan ett mobilt bank-id. I slutändan handlar det alltid om människor.

Just nu lever vi dessutom i en tid där många verksamheter kämpar med små budgetar. Då finns inte utrymme för ”trial and error”. Det gör förankring, utbildning och implementering ännu viktigare. Vi hjälper våra kunder varje dag att hitta svaret på ”varför”, och att planera och lotsa dem på vägen mot ökad effektivitet, från strategi till genomförande.

Vårt drömscenario?

Fler samhällsviktiga verksamheter som vet vart de är på väg, och varför. Ledningsgrupper som tar ansvar och är lyhörda. Som har förvandlat stressdigitalisering till effektiv digitalisering. Och återupplivat eller stärkt den verksamhet som riskerade att dö, eller att inte uppnå den önskade effekten.

Är du på väg, eller redan där?

Bild: Gerd Altmann