Text: Canon
För att utvecklas i dagens värld måste företagen driva fram produktivitet och tillväxt på ett konsekvent sätt genom att öka effektiviteten och minska kostnaderna. Många tror att de hittat svaret på den balansakten – automatiserad dokumenthantering.
Genom att investera i automatisering av informationsintensiva processer förväntar sig organisationerna öka produktiviteten och leverera höjd avkastning. Men trots entusiasm för automatisering och allt den kan erbjuda, så utnyttjar inte företagen allt som den kan erbjuda fullt ut.
Canons nya undersökning visar att IT-beslutsfattare verkar ha en mer optimistisk syn på sin resa mot informationsautomatisering jämfört med verkligheten.[1] Medan 78 % tycker att deras organisationer redan är mogna vad gäller informationssäkerhet och digitala processer,[2] så rapporterar endast hälften att de infört några av de mest grundläggande automatiseringsformerna, till exempel automatiska åtkomsträttigheter till dokument. Ännu färre rapporterar om mer avancerade former, till exempel RPA-processer (Robotic Process Automation) och automatiserade processer för kundkommunikation.
För att överbrygga den här uppfattningsklyftan måste organisationerna utnyttja en fullvärdig metod för att integrera digital automatisering i sina affärsprocesser och arbetsflöden, istället för i bara specifika funktioner. På så sätt kan företagsledare frigöra fördelar som går långt utöver förbättring av daglig produktivitet, bygga upp motståndskraft och frigöra strategiska fördelar. Utmaningen ligger i att överbrygga den här uppfattningsklyftan och förvandla allt detta till företagsverklighet.
Fördelarna med digital automatisering
Canons undersökning visar att 99 % av IT-beslutsfattarna som har automatiserad informationshantering av viss kapacitet tycker att fördelarna är märkbara.[3] När tillräckligt många rutinprocesser har automatiska verktyg som strömlinjeformar arbetsflöden och tar över hantering av repetitiva uppgifter, så kan organisationerna minska trycket på de anställda och frigöra tid för dem att fokusera på mer givande uppgifter.
Om anställda inom till exempel finansvärlden inte längre behöver lägga tid på att matcha fakturor och inköpsorder, så kan de istället använda den tiden på att optimera utgifter och granska leverantörer. Det här leder till långsiktiga organisatoriska fördelar, där nästan en tredjedel av IT-beslutsfattarna rapporterar om strategiska fördelar med digital automatisering.
Det finns också en outnyttjad möjlighet att leverera tillväxt och bättre verksamhetsutveckling. Trots lågt utnyttjande av automatiserad kundkommunikation, så är det konstigt att förbättrade kundupplevelser är bland de främsta fördelarna med automatisering som angavs av IT-beslutsfattarna. Genom att använda automatiska system för kundkommunikationsprocesser så kan snabbare, mer konsekvent och mer personaliserad kommunikation uppnås via de kanaler som kunderna föredrar. Risken för regelöverträdelser på grund av felaktigheter minskar också, något som är viktigt för kundförtroendet.
Automatisering är inte bara en kostnad och en tidsbesparande åtgärd, fördelarna är mycket mer omfattande. Därför kan man undra – när det nu finns så mycket att vinna på automatisering av informationsintensiva processer – varför är IT-cheferna så långsamma med att införa dem?
Hinder som företagen ställs inför
Automatiseringslösningar för information är skalbara. Det betyder att de kan införas i de allra minsta projekten eller täcka hela arbetsflöden. Ju bredare applikation, desto bättre resultat. Men många företag kämpar med att gå vidare till avancerade typer av digital automatisering på grund av problem runt implementering och komplexitet. En av tio IT-beslutsfattare rapporterar faktiskt att de avstått helt från implementeringsprojekt under de senaste två åren.[4]
Ju mer komplicerad implementering, desto lägre utnyttjandegrad. Det är inte bara införandet av nya automatiska applikationer som är en utmaning, det finns också problem att kämpa med kring lyckad integrering med befintliga system. Kompatibiliteten som sådan ansågs vara högprioriterad för IT-beslutsfattarna under inköpsprocesserna. Det här kommer inte som någon överraskning eftersom vår undersökning visar att 28 % av IT-cheferna rapporterar upplevda kompatibilitetsproblem med sina senaste tekniska implementeringar – det vanligaste problemet – förutom 23 % som rapporterade att installerade tekniska funktioner inte var ändamålsenliga. Detta rankades även högre än kostnad eller tekniska farhågor och det visar hur svårt det kan vara att integrera nya system i en befintlig IT-miljö.
IT-beslutsfattarna förstår att för att kunna uppnå effektivitet och ökad omsättning (och även dämpa säkerhetsrisker), så är det viktigt att införa moderna digitala lösningar. Men när de hämmas av komplexa utmaningar inom integrering och kompatibilitet, så kan det kännas omöjligt att säkra alla dessa fördelar.
Övervinna hinder för automatiseringsmognad
Organisationerna måste ta försiktiga steg framåt för att hantera utmaningarna kring kompabilitet och integrering. För vissa, som överskattar mognaden i sina egna automatiserade processer för informationshantering, så begränsas ambitionerna att dra nytta av alla fördelar med avancerade lösningar.
Den rätta partnern är kanske den viktigaste faktorn för framgångsrik integrering av lösningar. Ingen tvivlar på att IT-beslutsfattare kämpar med ett stort antal krav och press under det dagliga yrkeslivet. När företagsledare vill integrera alltmer komplexa system för informationshantering – då är rätt partner nyckeln till framgång. Canons undersökning visar att störst chans till framgång har projekten som har ett fullständigt samarbete mellan ett företag och tredje part, i motsats till att bara vara involverad i första stadiet eller upplägget.
För att inse fördelarna med digital automatisering och faktiskt överbrygga den uppfattningsklyftan, så behöver organisationerna ett nytt par ögon – någon med nödvändig distans och expertkunskap för att kunna identifiera de potentiella fördelarna med automatisering för varje unikt företag, och för att kunna säkra införandet. Det är nyckeln.
