När Varbergs Grävteknik AB de senaste åren expanderat kraftigt lyckades de ändå behålla samma antal anställda inom administration – genom att byta ut det gamla analoga papperssystemet.
– Det hade vi inte klarat utan SmartDok, säger firmans ägare Mattias Gustafsson.
Mattias Gustafsson är ägare till Varbergs Grävteknik AB, ett företag som mestadels jobbar med krossentreprenad och anläggningsarbete. Just nu pågår flera stora infrastrukturprojekt i Varberg och där har Varbergs Grävteknik bland annat blivit anlitade för att krossa tunnelberget som kommer från den nya tågtunneln under Varbergs centrum. Sedan 2018 har företaget expanderat avsevärt.
– 2018 omsatte vi sju miljoner och i år ligger vår budget på 50 miljoner. Trots att vi har många nya maskiner och många nya anställda har vi lika många som jobbar med administrationen idag som då. Det hade vi inte klarat utan SmartDok, säger Mattias Gustafsson.
Digitaliserade administrationen för att klara expansionen
Tidigare hanterade man hela administrationen analogt, i “pappersformat” som Mattias beskriver det. När företaget började expandera halkade man snart efter med det administrativa.
– Jag gillar att ligga i framkant vad gäller faktureringen. Man kan ha hur mycket maskiner som helst, men om man inte får in pengar fungerar det inte. När vi började anställa fler märkte vi att vi inte hann få fram underlagen i samma takt som vi utförde arbetet.
Varbergs Grävtekniks digitalisering började med faktura- och bokföringsprogram och därefter kopplades SmartDok in, för att de anställda skulle kunna börja hantera ordrar själva.
– Övergången till att jobba med SmartDok var väldigt enkel. Alla anställda tycker att det är enkelt att jobba i appen och även om vi hyr in arbetare för bara en vecka i ett projekt så kommer även de snabbt in i systemet och kan komma igång med att använda SmartDok.
SmartDok ger koll på maskinerna
En av de funktioner Mattias Gustafsson lyfter fram som de allra viktigaste för Varbergs Grävteknik är maskinmodulen. Där kan de själva bygga upp checklistor för varje maskin och bestämma vad de vill att förarna ska kontrollera innan de kör igång arbetsdagen.
– SmartDok är inte bara ett ordersystem, det är ett kontrollsystem också där man har koll på alla sina enheter. Där får vi koll på när en maskin behöver repareras, till exempel.
Mattias berättar också att det var därför valet faktiskt föll på SmartDok, för att just den modulen var så väl anpassad för den bransch de befinner sig i. Sedan någon vecka tillbaka har de också börjat med tidrapportering via SmartDok…
–…Och det fungerar jättebra redan, säger Mattias.
Vad är det bästa med SmartDok enligt er?
– Att det är så enkelt uppbyggt. Det gör att det är enkelt att komma igång och enkelt att få de anställda att verkligen använda appen. Sedan såklart också att vi har kunnat expandera företaget så mycket utan att öka vår kostnad för administrationen. Vi kan absolut rekommendera SmartDok!
