Nyheter

Förenklade och förbättrade sin administration med SmartDok

– Vi insåg att vi var tvungen att kvalitetssäkra vår process i alla led och då kändes SmartDok som det självklara valet, säger Nicole.

Nicole Wester är “spindeln i nätet” på Wester’s Group och när man för några år sedan insåg att det tidigare systemet för administration var ohållbart bestämde man sig för att byta till SmartDok
Wester’s Group är familjeföretaget som startade som en filial till Westers Mark & Transport och som främst jobbar med trafikanordningar.

Nicole Wester har idag titeln depåchef, efter att brorsan och grundaren Klaus Wester 2019 ringde upp och sa att hon skulle säga upp sig från sitt dåvarande jobb. Med på listan över konsulter är också syskonens pappa och bonuspappa.

Kunden i fokus

Grundtanken i Wester’s group är att de som jobbar med entreprenad och står på insidan av en avspärrning själva bäst vet hur en trygg arbetsmiljö skapas. De erbjuder både framtagande och planering av TA-planer och tillstånd som behövs, men hyr också ut det material som krävs för att skapa en säker arbetsplats.
Förutom det är de behjälpliga med entreprenad och maskin – vilket kommer från Klaus egna stora intresse.

– Min bror gillar specialbyggda kranar och maskiner, så det är också något vi jobbar med. Vår maskinpark kan användas för allt från snöröjning till att lyfta hus, men ibland är det också bara att ställa ut en betongbit på en väg, säger Nicole.
Behövde kvalitetssäkra systemet

I rollen som depåchef jobbar Nicole med administration – hon beskriver sig själv som spindeln i nätet. Att det finns ett smidigt system för underlag och fakturering är därför väldigt viktigt för henne.

– När jag började här hade vi inget bra system för administrationen. Vi använde istället både OneNote, ett levande system där man raderade det man gjort när man var klar, och fysiska papperslappar. Det fungerade inte alls, mycket föll mellan stolarna och saker försvann.

– Vi insåg ganska snabbt att vi var tvungen att kvalitetssäkra vår process i alla led och efter att ha fått demos på några olika system kändes SmartDok som det självklara valet, berättar Nicole.
Specialanpassade formulär automatiskt till sin mail, något som sparar in tidigare dubbeljobb.

Idag använder de SmartDok för allt ifrån uthyrning av en plastskylt för 9 kronor om dagen, till stora barriärer vid lastbilsolyckor på motorväg.

– Vi har formulär för allt och när vi nu gör en rapport blir den klar att skicka till kund direkt, det är så smidigt jämfört med tidigare, säger Nicole.

Har det varit enkelt för alla anställda att komma igång med SmartDok?

– Till en början gjorde vi våra formulär alldeles för komplicerade, för vi på kontoret tyckte att vi behövde all information, men lyhördhet är viktigt. Vi lyssnar på vad de anställda vill ha och möts på mitten, och idag är det ingen som klagar.

– Vi har också jobbat med SmartDok så pass länge att vi har sett vad som fungerar för oss och inte. Våra anställda är supernöjda.

På bilden: Depåchef Nicole Wester infört digital dokumentation i familjeföretaget.