Text: Henrik Åqvist, Sverigechef på Matrix42
Svensk offentlig sektor står inför en svår ekvation. Kommuner, regioner och myndigheter ska digitalisera snabbare, möta högre säkerhetskrav, följa ett växande antal regelverk och samtidigt använda skattepengar effektivt. Dessutom finns det ett grundkrav att digitala verktyg faktiskt ska förenkla medarbetarnas vardag.
Lösningen har länge varit att lägga till applikationer och system. En ny teknisk lösning för ett specifikt behov. Ytterligare en molntjänst. Ett nytt säkerhetsverktyg. En AI-tjänst som effektiviserar en viss arbetsuppgift.
Men den offentliga sektorn behöver inte fler system. Den behöver en smartare och mer sammanhållen IT-infrastruktur. En medelstor svensk kommun kan idag hantera långt över hundra IT-system och applikationer, medan det i större kommuner finns exempel på över 300. Till detta kommer en snabbt växande flora av SaaS- och AI-tjänster.
Det är i den miljön som tool sprawl uppstår: antalet digitala verktyg växer snabbare än organisationens förmåga att överblicka och hantera dem. För offentlig sektor är konsekvenserna särskilt kännbara. Fler system innebär fler leverantörer, avtal, licenser, integrationer, behörigheter och potentiella säkerhetsrisker. Funktioner överlappar varandra samtidigt som licenser kan ligga oanvända och avtal förnyas utan att någon längre vet om tjänsten behövs.
Komplexiteten drabbar också användarna. Medarbetare ska förstå vilka system de ska använda, logga in på flera plattformar och navigera mellan olika gränssnitt och processer. Teknik som skulle förenkla arbetet riskerar istället att skapa mer administration.
Utvecklingen är dock inte ett resultat av dålig disciplin. Molntjänster har gjort det möjligt att snabbt skaffa verktyg som löser enskilda problem. Det har bidragit till både innovation och produktivitet. Men inköp sker inte alltid centralt. En avdelning, ett projektteam eller en enskild medarbetare kan börja använda en molntjänst utan att IT-avdelningen får full insyn.
Organisationen kan därför ha god kontroll över sina användaridentiteter samtidigt som den saknar motsvarande kontroll över vilka applikationer identiteterna faktiskt används i, vilka data som behandlas där och vilka behörigheter som fortfarande finns kvar.
Här blir tool sprawl mer än en kostnadsfråga. Offentlig sektor hanterar stora mängder känsliga uppgifter och måste kunna visa var informationen behandlas och vem som har tillgång till den. GDPR och andra regulatoriska krav gör spårbarhet till ett måste.
Om information om applikationer, användare, avtal och behörigheter finns utspridd över organisationen blir arbetet med regelefterlevnad lätt reaktivt. Inför en revision måste information samlas in manuellt från olika håll. När en medarbetare byter roll eller en konsult lämnar organisationen finns dessutom risken att gamla behörigheter blir kvar. Samtidigt kan varje ny applikation innebära en utökad attackyta.
Lösningen är dock inte att begränsa användningen av nya verktyg. Innovation och kontroll behöver inte stå i motsats till varandra. Utmaningen uppstår när organisationen saknar en samlad bild av sin IT-miljö.
Offentliga organisationer bör därför gå från att administrera enskilda system till att styra sin mjukvarumiljö som en helhet. Det kräver en gemensam och kontinuerligt uppdaterad bild av vilka applikationer som finns i organisationen, vilka som har tillgång till dem, vad de kostar, vilka avtal som gäller och vilka behörigheter som är aktiva.
Med den överblicken blir det möjligt att identifiera överlappande system och oanvända licenser, automatisera hanteringen av behörigheter när medarbetare börjar, slutar eller byter roll samt upptäcka okända SaaS- och AI-tjänster innan de utvecklas till säkerhetsrisker.
Det handlar i grunden om att skapa en gemensam och tillförlitlig bild av IT-miljön, där information om applikationer, användning, kostnader och åtkomst kan kopplas samman. Det gör att IT, ekonomi, inköp och säkerhetsansvariga kan utgå från samma underlag och fatta bättre beslut.
Nästa fas av offentlig sektors digitalisering borde därför inte mätas i hur många nya system som införs, utan i hur väl organisationen lyckas minska komplexiteten och samtidigt förbättra säkerheten, regelefterlevnaden och användarvänligheten.
Tool sprawl är inte ett fenomen som kommer att försvinna av sig självt. Nya SaaS- och AI-tjänster gör frågan tvärtom ännu viktigare. Men den offentliga sektorn behöver inte välja mellan innovation och kontroll. Med bättre överblick går det att få båda.
Den smartaste digitala investeringen är ibland inte ännu ett nytt verktyg, utan en infrastruktur som gör att organisationen behöver färre av dem.
