Remote, det finansiella operativsystemet för en global arbetsstyrka, tar nu ytterligare ett steg in i fintech-sektorn genom lanseringen av Remote Expense Cards. Lösningen integrerar medarbetarnas utgifter i den infrastruktur som företag redan använder för att anställa och betala sina globala team.
Företag kan nu utfärda virtuella kort till medarbetare som är anställda via Remote EOR. Korten är vanligtvis redo att användas inom en arbetsdag och gör det möjligt för medarbetarna att betala arbetsrelaterade utgifter direkt, i stället för att använda egna pengar och vänta på ersättning. Till skillnad från fristående kortlösningar bygger Remote Expense Cards på den anställningsdata som Remote redan hanterar, vilket ger ekonomiavdelningar insyn och kontroll utan att behöva lägga till ytterligare en leverantör eller stämma av ett separat system.
Att ha medarbetare i flera länder ska inte behöva innebära flera separata finansiella system. Ändå hanteras arbetsrelaterade utgifter ofta utanför den infrastruktur som företag använder för att anställa och betala sina team. Det innebär att medarbetarna fortfarande behöver ligga ute med pengar för arbetsrelaterade kostnader, medan ekonomiavdelningen i efterhand måste sammanställa information från utläggsredovisning, privata kort och fristående verktyg. Dessa system saknar ofta koppling till vem medarbetaren är och var personen är anställd, och ger ingen möjlighet att styra utgifterna i det ögonblick då det behövs. Remote Expense Cards överbryggar detta gap genom att koppla samman medarbetarna, reglerna som styr deras utgifter och resulterande kvitton och utlägg.
– Hantering av resor och utlägg är en central del av att driva en global verksamhet, men ekonomi- och HR-team har ofta svårt att samordna data för lönehantering och medarbetarnas utgifter, säger Michiel Boere, CFO på Remote. Remote samlar anställnings-, löne- och utgiftsdata på ett och samma ställe. Med Remote Expense Cards kan medarbetare över hela världen betala för exempelvis resor utan att behöva använda sina egna pengar, samtidigt som företagen kan sätta individuella gränser för utgifter och se varje transaktion tillsammans med tillhörande anställningsdata.
Remote Expense Cards förändrar utgiftshantering från “betala – godkänna – ersätta” till “kontrollera – betala – granska – registrera”. Ansvariga bestämmer vem som får ett kort, vilka inköp som är tillåtna och hur mycket som får spenderas. Berättigade EOR-medarbetare kan sedan göra inköp inom dessa ramar, och genomförda kortbetalningar registreras automatiskt i Remote Expenses. Varje korttransaktion registreras automatiskt hos Remote och medarbetarna bifogar ett kvitto i Remote-appen för att slutföra registreringen som ett utlägg.
Funktioner i Remote Expense Cards inkluderar:
● Bygger på anställningsdata: Remote Expense Cards använder den anställningsinformation som Remote redan hanterar, inklusive juridisk enhet, roll, plats och skatterättslig status. På detta sätt registreras varje korttransaktion på rätt medarbetare och juridisk enhet, utan behov av att stämma av ett separat system.
● Kontroll före köp: företagspolicys tillämpas vid köptillfället, i stället för att granskas i efterhand.
● Inga privata utlägg för kortköp: Berättigade EOR-medarbetare kan använda ett kontokort utfärdat av företaget i stället för egna pengar.
● Ingen process för återbetalning: Medarbetarna behöver inte längre betala först, skicka in senare och vänta på sin ersättning via lönen.
● Integrerat i Remote: Utgifterna hanteras direkt på samma plattform som företaget använder för EOR.
● Ingen plattformsavgift: Remote Expense Cards kostar inget för plattformen (0 USD) och ingen avgift per kort för kunder.
Möjligheten till återbetalning finns fortfarande kvar i Remote Expenses för utgifter som passar bättre för hantering i efterhand. Remote Expense Cards kompletterar detta med ett alternativ där utgifterna kan styras redan före köpet, vilket kan minska det manuella arbetet för ekonomiavdelningar och behovet för medarbetare att ligga ute med egna pengar.
Remote Expense Cards är en modul inom Remote EOR som är tillgänglig för behöriga Remote EOR-kunder i länder där tjänsten erbjuds. Det är inte en fristående plattform för företagskort, en låneprodukt, en personalförmån, en ersättningsförmån eller ett betalningsmedel för privat bruk.
