Nyheter

Digitala processer hjälper Höganäs kommun arbeta mer effektivt

När vi står inför en mängd välfärdsutmaningar är digitalisering utan tvekan ett viktigt verktyg. Digitalisering handlar i grund och botten om mötet mellan människa och teknik och när Höganäs kommun digitaliserar verksamheten står människan i fokus.
Utgångspunkten är en ökad service till medborgare och att frigöra tid så att medarbetarna kan fokusera på mer värdeskapande arbete.
I Höganäs satsar man på att ta fram så kallade robotlösningar i befintliga system. Det handlar om att automatisera existerande lösningar med hjälp av mjukvara. Det berättade Sandra Flodmark som är redovisningsansvarig i Höganäs kommun vid ett seminarium som Unit4 arrangerade med Dagens Samhälle häromveckan.
– Vi vill skapa effektiva och säkra flöden och därmed också minska vår egen sårbarhet. Vi blir inte lika beroende av att det finns personal på plats som gör manuella uppgifter likt att skicka blanketter. På köpet får vi en bättre historik av processen om vi har den i ett digitalt och automatiserat flöde, säger Sandra Flodmark. 
I Höganäs har man också insett hur viktigt det är att medarbetare som kanske inte har ekonomiuppdrag som huvudfokus ska kunna fokusera på kärnverksamheten. Det görs genom att skapa processer som är enkla att förstå i ett system som är lätt att använda.
– Ytterligare en aspekt är medborgarnas förväntningar på oss. De vill att kommunen ska tillhandahålla digitala tjänster. De vill kunna kommunicera med oss och uträtta sina ärenden under de tider på dygnet när det passar dem bäst. Inte minst viktigt idag när vi ska hushålla med våra resurser och arbeta så effektivt som möjligt när vi blir färre som ska försörja fler, säger Sandra Flodmark.
Här är fyra konkreta exempel på hur Höganäs kommun arbetat med digitala processer för att underlätta för både personal och medarbetare:
 
1. Ny process för interna kundfakturor
Tidigare så var man tvungen att hämta en blankett, fylla i uppgifterna, skriva ut den och få den attesterad. Sedan skulle den skickas i ett internkuvert till ekonomiavdelningen där en person knappade in uppgifterna i ekonomisystemet för att upprätta kundfakturan. När den var upprättad skulle den skrivas ut för att scannas in igen i leverantörsfakturasystemet. Idag är processen digital från början till slut. Från det att man upprättar ett förslag till attest, fakturering och även när den interna kunden tar emot fakturan. Tidigare kunde det tagit veckor. Idag tar alla stegen fem till tio minuter.
2. Automatisering av kommunens Swish-konton
Höganäs kommun har mer än 25 Swish-konton och tidigare var det en kollega som manuellt fick sitta och bokföra alla inbetalningar varje dag. Det var även olika konteringar för alla inbetalningar. Det tog lång tid och det var stor risk för att fel skulle uppstå. Idag har man tagit bort all manuell handpåläggning och automatiserat processen. Idag när kommunen får filer med inbetalningar från banken ser systemet automatiskt vad det är för Swishnummer och utföra konteringen.
3. Förenklade onlineköp för medborgare
Som boende i Höganäs kan man köpa tjänster av kommunen, exempelvis biljetter till olika kulturevenemang och aktiviteter. Om man planerat att gå på en författarkväll tidigare och ville få tag på en biljett var man tvungen att åka ut till Höganäs Sportcenter för att kunna köpa den. Författarkvällen i sin tur kunde hållas några kilometer bort på biblioteket i staden. Idag är tanken att man enkelt ska kunna köpa en biljett till någon av kommunens arrangemang från soffan hemma och betala med Swish eller kontokort.
 
4. Fakturainfo på “mina sidor”
Som medborgare ska man kunna logga in på kommunens system med hjälp av BankID för att kunna se en reskontra över de fakturor som kommunen har ställt ut. En service om man har tappat bort en faktura eller glömt sitt OCR-nummer. Man kan även se vad det är för typ av faktura och om den är betald eller delbetald.